Концепция ЦОНа для студентов и сотрудников Ахмеда Ясави Университета

img

На сегодняшний день Казахстан активно внедряет инновационные проекты в секторе государственного управления, создаются условия для развития ИКТ-индустрии и цифровизации всей экономики страны.

Казахстан занимает 27 место в рамках индекса развития электронного правительства UNDESA (2017), что подтверждает значительные усилия правительства, направленные на упрощение процедур предоставления государственных услуг населению по принципу одного окна, повышение эффективности предоставления государственных услуг и создание единой точки доступа ко всем информационным ресурсам государственных органов.

По аналогичному принципу многие ведущие университеты мира запускают на своей базе специализированные центры обслуживания студентов и преподавателей. Казахстан в этом плане является не исключением. За последние три года, ряд крупных казахстанских университетов открыли свои ЦОНы для студентов, с целью упрощения предоставления своих образовательных услуг.

Международный казахско-турецкий университет им. Ходжи Ахмеда Ясави планирует создать Центр обслуживания студентов и для работников и ППС по принципу одного окна, того же Центра обслуживания населения. Название: ЦОН для студентов и работников и ППС Ахмеда Ясави Университета (One-Stop-Shop for students and personnel of Ahmed Yassawi University), далее – Центр.

Цель: Создание универсальной площадки оказания различного вида университетских услуг для студентов, преподавателей и работников по принципу единого окна.

Задачи:

  1. Предоставление всевозможных, универсальных университетских услуг;
  2. Оптимизировать и интегрировать бизнес-процессы в одну базу; через создание фронт и бэк офисов внутри университета;
  3. Минимизировать коррупциогенные факторы, связанные с оказанием университетских услуг;
  4. Сократить время ожидания предоставление полного спектра услуг путем снятия административных барьеров.

Методология

Методология основывается на шести основных принципах и заложена в карту действий (см. ниже) реализации данного проекта

  1. Стандартизированность / Standartization
  2. Клиентоориентированность / Customer-focused
  3. Универсальность / Universality
  4. Инновационность / Innovativeness
  5. Оперативность / Efficiency
  6. Прозрачность и подотчетность / Transparency and Accountability
  7. Экоэффективность / Eco-efficiency

Каждый из указанных принципов способствует достижению цели и реализации поставленных задач.

Ожидаемые результаты:

  1. Снижение коррупционных рисков
  2. Уменьшение бюрократических потоков
  3. Повышение качества внутренних коммуникаций
  4. Эффективный тайм-менеджмент
  5. Сбалансированные экономические затраты

Карта действий

 

 Первым этапом будет служить составление нормативно-правовой документации, связанные с деятельностью Центра.

Вторым этапом будет определение перечня оказываемых услуг как для студентов, так и для работников и  ППС.

Третьим этап, исходя из перечня услуг будет формироваться и реорганизоваться штат из имеющихся работников во фронт-офис и бэк-офис, при необходимости и возможности университета может быть и расширен.

Задачей Фронт-офиса по принципу клиентоориентированности, является принять, обработать запросы на своем уровне, при комплексных запросах, перенаправить в Бэк-офис.

Бэк-офис служит для обработки всех запросов поступивших в Центр, его преимуществом будет исключение непосредственного контакта между студентами/ППС/  и исполнителями

Четвертый этап – это автоматизация процессов, определение программного обеспечения для обмена данных и упрощения работы самого Центра

Пятый этап, обозначение физической локация Центра на кампусе университета с необходимым, инновационным оснащением.

Шестой этап, в рамках проекта e-University и SMART CAMPUS, разработать онлайн платформу и мобильное приложения для студентов и ППС, интегрирующее с физическим и онлайн Центром.

Седьмой этап, разработать систему оценки эффективности деятельности ЦОНа для студентов и сотрудников университета, с целью дальнейшего повышения качества оказания услуг.

Первоочередной ступенью будет назначение координатора, связующего звена между администрацией университета и Центра. Его задачей является реализация всего проекта, согласно карте действий, а также уполномочен расширять реестр предоставляемых услуг (согласно решению администрации университета), а также мониторить работу, согласно принципу подотчетности и прозрачности

Примерный список услуг:

  1. Академические вопросы для ППС (Онлайн рассмотрение, одобрение и утверждение РУПов, ТУПов, ИУПов, Силлабусов, УМК, Индикативных и индивидуальных планов и т.д)
  2. Финансово-экономические вопросы (бухгалтерия, оплата учебы, хоз.затраты)
  3. Кадровые вопросы (справки с места работы, прием документов на работу и т.д)
  4. Вопросы воинского учета
  5. Вопросы жилья (общежитие, регистрация)
  6. Выдача документов (транскрипты, справки, дубликаты документов)
  7. Выдача уникальных студенческих билетов 5 в одном (VISA/Maestro, Читательский билет, Пропуск, Дисконт карта)
  8. Услуги архива
  9. Социальные вопросы ((включая медицинские, спортивные), ЭЦП, профсоюз, мат.помощь и т.д)
  10. Онлайн запросы вместо служебных записок (Қызмет Хат)
  11. Вопросы международного сотрудничества (академ. мобильность, стажировки, визовая поддержка зарубежных студентов)
  12. Вопросы приемной комиссии
  13. Функции канцелярии (применение электронного документооборота, выдача фирменных бланков, исходящих номеров, посылок, писем и т.д.)
  14. Вопросы трудоустройства выпускников (функции Центра карьеры)

Принцип экоффективности

Все этапы реализации, оказание услуг в обязательном порядке должны придерживаться принципа Экоэффективности (принцип Зеленой Экономики), т.е. перехода на безбумажный документооборот. Целью данного принципа служит создание и оказание услуг при меньшей нагрузке на окружающую среду. Этот принцип, также, значительно ускоряет и упрощает процесс принятия решений.

Заключение

Несомненно, реализация комплекса мер по созданию единого провайдера оказания услуг окажет положительное влияние на качество студенческой жизни и послужит поддержкой, оптимизирующей работу преподавателей и остальных работников университета.